Incidentrapportage (reactief)
Documentatie en opvolging van incidenten en ongevallen
SHERM bevat verschillende formulieren gericht op een uitgebreide registratie van verschillende soorten incidenten en situaties:
- Bijna ongevallen
- Veiligheidsincidenten
- Brandmeldingen
- Milieuincidenten
- Incidenten die de producthygiëne beïnvloeden
Audits en observaties
Schrijf uw audit rapport snel en eenvoudig!
SHERM biedt een aantal formulieren aan voor het registreren van een audit of observatie, ieder met een aparte focus, b.v. arbeidsveiligheid (met mogelijkheid van een checklijst), brandveiligheid, hygiëne, kwaliteit, storing, milieu en gezondheid.
SHERM ondersteunt de volgende rapportages:
- ISO audits
- Observaties
- Gesprek onder 4 ogen
Inspecties
Door geplande en spontane inspecties kunnen tekortkomingen en gevaren in een vroeg stadium onderkent worden. Met behulp van onder meer checklijsten kan de kwaliteit van de inspecties worden gewaarborgd. In de daaropvolgende workflow worden bevindingen en maatregelen gekoppeld.
Veiligheidsbesprekingen
SHERM biedt u een mogelijkheid om op maat gesneden besprekingen te registreren, met hierbij ook weer de mogelijkheid tot opvolging via bevindingen en maatregelen.
Risicobeoordelingen
Naast het klassieke model, gericht op de werkplek, biedt SHERM ook de mogelijkheid tot een procesgeoriënteerde aanpak voor de risikobeoordeling. Het risico van individuele activiteiten in relatie met werkplekken, werkomstandigheden en medewerkersfuncties wordt beoordeeld. Daarop worden controlemaatregelen geïmplementeerd totdat het netto risico verlaagt wordt tot een aanvaardbaar niveau.
Er bestaat een speciale functionaliteit die de mogelijkheid biedt tot het uitschakelen van een controle maatregel en zodoende te rekenen met een tijdelijk hoger risico.
Iedere medewerker die toegang heeft tot de applicatie kan zoeken in de database naar risicos die betrekking hebben op een bepaalde activiteit op een bepaalde werkplek. Voor ieder gevaar, bestaande controle maatregelen kunnen wordt toegepast en nieuwe kunnen worden voorgesteld.
Maatregelen
Maatregelen ontstaan uit bevindingen. Bevindingen zijn op hun beurt ontstaan uit veiligheidsincidenten, observaties, inspecties, enz. Ook is het mogelijk dat uit een vastgesteld gevaar een bevinding wordt gemaakt om zodoende hiermee het risico te verkleinen. Vooropgesteld dat de daarmee samenhangende maatregelen zijn uitgevoerd.
| 1. Maatregelen aanmaken | Organisatorische maatregel |
| Technische maatregel | |
| SAP® onderhoudsopdracht | |
| Training | |
|
2. Goedkeuring
|
Door het afdelingshoofd |
|
3. Implementatie
|
Door de uitvoerende persoon |
|
4. Efficiëntie beoordeling
|
Door degene die de maatregel heeft goedgekeurd, danwel heeft aangemaakt |
Afloop
Bevindingen en maatregelen die niet voortkomen uit een audit of een incident, kunnen ook worden gedocumenteerd (zonder dat deze zijn gekoppeld aan een rapport, z.g.n. op ad-hoc basis).
Maatregelen moeten in de regel worden goedgekeurd (uitzonderingen zijn mogelijk) door het afdelingshoofd. Maatregelen kunnen ook worden afgewezen, vanwege ineffectiviteit of ontoepasbaarheid. Dit moet wel van een reden worden voorzien.
Uiteindelijk komen de maatregelen terecht bij diegenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Na afronding wordt de maatregel ‘klaar’ gemeld. Trainingsmaatregelen worden automatisch klaar gemeld als de training is gevolgd door alle deelnemers.
De tussentijdse status ‘in behandeling’ toont aan de verantwoordelijke personen het feit dat de afhandeling is gestart en hoeveel percent reeds is afgerond. Uiterste datum en prioriteiten helpen om de juiste mate van belangrijkheid te kunnen bepalen.
De noodzaak om een controle op efficiëncy te doen kan al bij aanmaak worden vastgelegd. Zulke controles worden uitgevoerd door degene die de maatregel heeft goedgekeurd of aangemaakt (bijvoorbeeld lijn managers).
Trainingen
Voldoet hiermee aan de voorwaarden voor training en documentatie
SHERM helpt u met de planning, uitvoering en aantoonbaarheid van trainingen.
Werkplek specifieke trainingen (gericht op werkplek risico reductie n.a.v. werkplek risico analyse; WRA)
Herhaaltrainingen (zoals bijvoorbeeld verplichte trainingen door de overheid)
Event driven trainingen (voortvloeiend uit bijvoorbeeld audits of incidenten)
Planning
Plan afspraken en synchroniseer deze met de Outlook® kalender.
Gebruik de geïntegreerde kalender om observaties, inspecties, besprekingen en trainingen te plannen. De kalender kan worden gesynchroniseerd worden met Outlook® indien beschikbaar en gewenst. De verschillende manieren waarop afspraken kunnen worden ingepland (zoals bijvoorbeeld eenmalige of terugkerende afspraken) zijn in samenspraak met uw bedrijfswensen. Bij voorbeeld niet alle audits dienen afgerond te zijn op een specifieke dag, maar hebben vaak een marge van een week of zelfs een maand, zonder dat de applicatie het item als ‘verlopen’ markeerd.
Planning functionaliteit:
Geplande taak (audit, inspectie, etc.)
Aspect (veiligheid, kwaliteit, brandveiligheid, etc.)
Met en zonder een focus op een specifiek gebied/afdeling
Voorzie in afspraaktermijnen waaruit medewerkers zelfstandig kunnen kiezen
Audit resultaten die van de kalender worden afgeleid, worden opgeteld bij de eigen jaarlijkse resultaten van de auditoren, hetgeen de basis is voor enkele statistische rapporten
Rapportage en statistieken
Weet wat er speelt
Fundamentele rapporten en statistieken zijn een geïntegreerde component van SHERM, inclusief een ‘algemeen nalevings overzicht’, BBS en LTI key performance indicators (KPI). De rapportmotor wordt constant verbeterd en uitgebreid om nieuwe ontwikkelingen mogelijk te maken en om in te spelen op de wensen van de klanten.
